6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (KVKK) BİLGİLENDİRME VE AYDINLATMA METNİ

Firmamız; faaliyet alanı çerçevesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na mutâbık olarak (bundan sonra yalnızca ”Kanun” olarak anılacaktır) kişisel verileri işleme ve saklama hususunda büyük hassasiyet sahibidir.

www.dijitalhavuz.com ve www.dijitalhavuz.com isimli web siteleri şirketimiz tarafından işletilmektedir. Söz konusu internet sitelerini ziyaret eden, bu siteler üzerinden üyelik işlemini gerçekleştiren, oluşturduğu üyelik aracılığıyla yahut üye olmaksızın bu siteleri kullanarak online alışveriş yapan, herhangi bir form dolduran, şubelerden ürün ve hizmet alımı gerçekleştiren herkesin kişisel verileri Kanun’da yer alan 4. Madde ile belirlenmiş ilkeler doğrultusunda işleme tâbi tutulmaktadır.

Bu sayfadaki Aydınlatma Metni; aydınlatma yükümlülüğü îfâ edilirken hangi usül ve esaslara riayet edilmesi gerektiğini Kanun’un 10. Maddesi ışığında sarih olarak bildirmektedir. Şirketimiz işbu Aydınlatma Metni’ni ‘veri sorumlusu’ sıfatına hâiz olarak meydana getirmiş olup bu metin Kanun’un onuncu maddesi iktizâsınca geçerli olan hükümleri ihtiva etmektedir. Burada beyân edilen hükümler aşağıda muhtasaran zikredilen gerçek veya tüzel kişiler için bağlayıcı niteliktedir:

Müşterilerimiz ve potansiyel müşterilerimiz

İş ortaklarımız

Tedarikçilerimiz

Şirket personellerimiz

Şirket ortaklarımız

Ziyaretçilerimiz

Çalışan adayları ve stajyerler

Vâsiler, veliler ve temsilciler

Özel hukuk tüzel kişilerini temsil etme salahiyeti olanlar

Yetkilendirilmiş kamu kurum ve kuruluşları

Her veri sahibine hitaben farklı aydınlatma metinleri hazırlanmıştır. Yetkili şirket birimlerimize müracaat ederek ilgili politikalara erişim sağlamanız mümkündür.

Veri Sorumlusu

Kişisel veriler 6698 sayılı KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) gereğince, şirketimiz tarafından Kanun’un 3. maddesinde tanımlanmış olan ‘Veri Sorumlusu’ sıfatı ile işlenebilmektedir.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler şirketimizin faaliyetleri muvacehesinde Kanun’un 4. Maddesi, 5. Maddesi ve 6. Maddesi ile konuyla ilişkili mevzuata uygun biçimde aşağıda belirtilen amaçlarla işlenir:

Müşterilerimiz Açısından:

Ticari iş süreçlerini yönetmek

Müşterilerin şikâyet ve talep süreçlerini gerçekleştirmek

Müşteri memnuniyetini temin etmek

Ödeme işlemlerinin, tahsilâtın ve faturalandırmanın tahakkuk etmesi

Reklam faaliyetlerinin, pazarlama çalışmalarının ve kampanyaların sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak

Ürünleri potansiyel müşterilere ve mevcut müşterilere hem şubelerden hem de internet ortamından sunmak

İlgili mercîlere karşı îfâ edilmesi gereken yasal mükellefiyetleri uygulamak

Şirketimizin işletmekte olduğu www.dijitalhavuz.com ve www.dijitalhavuz.com internet sitelerinde üyelik kaydının gerçekleştirilmesi

Satın alınacak ürünlere yönelik sepet, adres bilgisi, ödeme,sipariş onayı, kargo ve teslimat süreçlerinin koordine edilmesi ve elektronik satış işlemlerinin internetten yapılması.

Müşterilerimiz, Tedarikçilerimiz ve İş Ortaklarımız Açısından:

Şirketimizin muhasebe, finans, teknik, hukûki, idâri iş süreçlerini devam ettirebilmek

Ürünlerin önerilmesi

Müşteri yönetimi, pörtföy yönetimi

Ürün ve hizmet kalitesini iyileştirebilmek

Kontrol, denetim, çağrı merkezi ve iletişim hizmetleri

Risk yönetimi

Reklam ve kampanya faaliyetlerini gerçekleştirmek

Yasal Süreçler Açısından:

Kanunda öngörülen düzenlemelerin iktizâ ettiği şekilde icrâ dairelerine, mahkemelere, tüketici hakem heyetlerine, ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına, arabuluculara gereken bildirimlerde bulunulması

Yasal sorumlulukların îfâsı

Stajyerler, Personel Adayları ve Personeller Açısından:

İnsan kaynakları süreçlerini planlamak ve icrâ etmek

Çalışma başvuru süreçlerini gerçekleştirmek

Personellerimiz Açısından:

Özlük dosyalarını oluşturmak

İdâri, finans, mâli, muhasebe ile ilgili yükümlülükleri yerine getirmek

Personel adaylarının işe alınma süreçlerinin tahakkuku

Şirketin uygulayacağı ücret politikasını tespit etmek

Yabancı Personellerimiz Açısından:

Oturum ve çalışma süreçlerini yerine getirmek

Şirket Hissedarlarımız ve Ortaklarımız Açısından:

Yasal yükümlülükleri îfâ

Şirket faaliyetlerinin devamı

Şirket tanıtımlarını sağlamak

İlgili kişilere bilgilendirmede bulunmak

Şirketimizin müşterileriyle, potansiyel müşterileriyle, hizmet sağlayıcılarıyla, tedarikçileriyle, personelleriyle, hukuki ilişki içerisinde olduğu danışmanlarıyla, çözüm ortaklarıyla, ilgili üçüncü şahıslarla yapılan/yapılacak sözleşmelerin gerçekleştirilmesi ve tatbik edilmesi

Şirketimizin üçüncü taraflarla olan yasal ihtilâflarında delil göstermesi gereken durumlarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi

Şirketimizle hukuki ilişkisi bulunan hem gerçek hem de tüzel kişiler ile, tüzel kişi yetkilileriyle, temsilcileriyle irtibat hâlinde olmak

Şirketimizin kurumsal kalitesini sağlayabilmek

İrtibatta olduğumuz ilgili şahısların işlem güvenliğini sağlayabilmek

Şirket faaliyetleriyle ilişkili internet sayfasının kullanımı, iletişimin şirket iletişim bilgileri aracılığıyla gerçekleştirilmesi

Şirketimize âit şube, eklenti ve binaların, taşınır malların güvenliğini tesis etmek

Fiziksel mekân güvenliğini, şirket bina giriş-çıkışının kontrolünü sağlamak

Ürünlerle ilgili satış işlemlerini gerçekleştirmek, takip etmek, sevkiyat sürecini yönetmeye dâir işlemleri takip etmek, şirket araçlarını takip altında bulundurmak; sunduğumuz ürünlerimizi ve hizmetlerimizi geliştirebilmek

Kurumsal gelişim faaliyetlerimizin devamını sağlamak

Ürünlerimizle ve hizmetlerimizle ilişkili ithâlat, ihrâcat işlerini sağlamak

Yurt içi ve yurt dışı satış işlemlerini gerçekleştirmek, takip etmek, sevkiyat sürecini yönetmek

Gümrük işlemlerine ve dış ticaret sürecine yönelik yasal yükümlülükleri gerçekleştirmek

Çalışanlarımızla yaptığımız iş sözleşmeleri, personel devam kontrol sistemi çerçevesinde parmak izi tanıma sistemleri aracılığıyla işe devamını ve kontrolü sağlamak, personellerimizin işe devam süreçlerini takip etmek

Hangi Kişisel Verilerin İşlendiği

Kimlik Bilgileri (Personeller, personel adayları, stajyerler için geçerlidir.)

TC kimlik numarası

İsim-soyisim

Doğum tarihi ve doğum yeri

Anne ve baba adı

Aile, eş ve çocuklar için yakınlık bilgileri

Medeni durum

Cinsiyet

Kilo, boy; ayakkabı ve elbise bilgisi

Paylaşılan resmi kimlik belgelerinde yazılı olan nüfus kimlik bilgileri

İlgili Veri Sahiplerinin İletişim Bilgileri

İletişim adresi

Telefon numaraları

E-posta

Tedârikçilerin ve müşterilerin kayıtlı e-posta adresleri (KEP adres bilgisi)

Lokasyon Bilgileri

Konum

Adres

Araç takip sisteminden elde edilen bilgiler

Özlük Bilgileri

Eğitim ve diploma bilgileri

İş sözleşmeleri

Sertifika bilgileri

SGK işe giriş ve çıkış bildirgeleri

GSS giriş bilgisi

AGİ formu bilgileri

Kişinin bakmakla yükümlü olduğu bireyler

eş ve çocuk yakınlık bilgileri

Âile bireylerine âit kimlik ve nüfus kayıt bilgisi

İşin niteliğine bağlı olarak alınmış zimmet belgeleri

Çalışma belgeleri

Maaş bordro bilgileri,

Fesih, istifa, ihbar ve kıdem tazminatı bordroları

Disiplin soruşturmasına ilişkin bilgiler

Özgeçmiş, hizmet dökümü, SGK sicil no bilgileri

İzin bilgisi

Personel performans değerlendirmesine ilişkin raporlar

İş kazasıyla ilgili bilgiler

İş başvuru formunda bulunan bilgiler

Askerlik durum bilgisi

Referans bilgisi

IBAN numarası bilgisi

Banka hesap bilgileri

İş başvurusu formunda yazan kişisel bilgiler (8Çalışanlar bakımından)

Staj dosyasında yazılı bilgiler (Stajyerler açısından)

3.5.Hukuki İşlem Bilgileri (Şirketimizle ilişkisi olan hukuki kişiler açısından)

Adli makamlarla gerçekleştirilen yazışmalardaki kişisel veriler

Arabulucular, hakem heyetleri, iş mahkemeleri, tüketici mahkemeleri ve sâir mahkemelere ilişkin dosya ve dava bilgileri ile soruşturma bilgisi

3.6.Müşterilerin, Tedarikçilerin, Hizmet Sağlayıcılarının İşlem Bilgileri

İsim, soyisim, TC numarası

Vergi dairesi, vergi numarası ve oda sicil bilgileri

Yabancı kimlik numarası

Adres

Pasaport bilgisi

Elektronik posta bilgileri

Konum

Banka hesap bilgileri

Telefon iletişim bilgileri

Senet, çek, kredi kartı ve benzeri ödeme bilgileri

Fatura, finans, sevk irsaliyesi

Talep, sipariş, vekaletname bilgileri

Pazarlama, risk yönetimi ve işlem güvenliği bilgisi

İmza sirküleri

Paylaşılan belgelerdeki görsel fotoğraf bilgileri

3.7. Diğer Bilgiler

Üye/müşteri bilgisi

www.dijitalhavuz.com sitesinden satış faaliyetleri çerçevesinde talep edilen müşteri üyelik bilgileri

Sosyal medya hesapları, mobil uygulama, internet sayfası üzerinden üyelik kaydı oluşturma, internet satış işlemleri sırasında adres, sepet, ödeme ve onay süreçlerinin gerçekleşebilmesi için gereken alanların doldurulmasında kullanılan veriler

Yapılan yorumlarda bulunan kişisel veriler

Sepete eklenen ürünler ve bu ürünlerin toplam tutarı

Alişveriş tarihi ve alışveriş geçmişi

Sözleşme bilgisi

Çağrı merkezi görüşme kayıtları

Sipariş numarası ve müşteri numarası bilgisi

Fiziksel Mekân Güvenliği İçin Kullanılan Bilgiler

Müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcıları, tüzel kişiler, bu kişilerin çalışanları ve temsilcileri, şirket çalışanları, şirket ortakları, stajyerler, çalışan adayları, ziyaretçilerin, üçüncü şahısların giriş-çıkışlarına ait kamera kayıt bilgisi

İşlem Güvenliği Bilgileri

İnternet sayfasıyla ilgili bilgiler, sosyal işlem bilgileri, parola, İP adresi, kullanıcı adı, donanım ve yazılım işlem bilgileri, internet erişim bilgileri, log kayıtları

Risk Yönetimi Bilgileri

İdari, ticari, teknik risk bilgileri

Finans Bilgileri

Müşteriler ve tedarikçiler açısından; vergi dairesi, vergi kimlik numarası, fatura, banka hesap numarası, kredi kartı bilgisi, malvarlığı bilgileri, iban numarası, cari hesap bilgileri, banka hesap bilgileri, kamu kurum ve kuruluşlarına bildirilmiş olan finans bilgileri, poliçe bilgileri. Çalışanlar ve şirketin hissedarları açısından; beyannameler, iban numarası, banka hesap bilgileri, bunun haricindeki finans bilgileri

Mesleki deneyim bilgileri

Öğrenim, meslek kurslarıyla ilgili bilgiler, diploma bilgileri, iş tecrübesi bilgileri, çalışma hayatıyla ilgili bilgiler, meslek içi eğitim bilgileri, referans bilgileri, kullanılan araç yeterlilik bilgileri, sertifikalar, ehliyet bilgileri, diğer mesleki bilgiler, unvan, görev, meslek bilgileri, uzmanlık, oda sicil, diploma, eğitim, yeterlilik ve sertifika bilgileri

Görsel Kayıtlar

İnternette veya şubelerde doldurulmuş basılı formlar, sertifika, diploma, paylaşılmış resmi kimlik ve evrak belgelerinde bulunan fotoğraf bilgileri, iş başvurusu ve şirket faaliyetleri çerçevesinde gerektiği zaman alınan fotoğraflar, sosyal medya hesaplarımız veya şirket internet sayfamız ya da üçüncü taraf sosyal medya mecralarında paylaşılan ve kullanılan fotoğraflarınız ile kamera kayıtlarında bulunan görüntüler

Sağlık Bilgileri

İşe başvuru formlarında bulunan sağlık durum bilgileri, genel sağlık raporu tetkikleri, sağlık raporları, laboratuvar tetkikleri, kan grubu bilgisi, fiziksel engellilik ve kişisel sağlık durum bilgileri, sağlık kurulu tarafından verilen raporlar

Ceza Mahkûmiyetiyle Ve Güvenlik Tedbirleriyle İlgili bilgiler

Sabıka kaydı, adli durum ve hükümlülük bilgileri

Biyometrik bilgiler

Performans değerlendirme ve iş akışını ağlamak amacıyla personel devam kontrolü çerçevesinde parmak izi

Sosyal medya hesapları, web sitesi ya da çağrı hizmetleri üzerinden iletilmiş olan şikâyetlerin ve taleplerin yönetim-değerlendirme sürecinde ihtiyaç duyulan bilgiler, kurumsal iletişim hizmetleriyle ulaşılan bilgiler; mektup, elektronik posta ya da sâir iletişim araçlarıyla elde edilen kişisel veriler de işlenen kişisel bilgilere dâhildir.

Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla ve Kimlerle Paylaşılabileceği

Bu aydınlatma metni çerçevesinde belirtilmiş olan kişisel veriler ikinci maddede bildirilmiş olan amaçlarla kayıtlı olmak şartıyla; şubeler, şirket hissedarları/ortakları, ilgili birim çalışanları, şirketin yurt içindeki ve yurt dışındaki ortakları, tedarikçiler, topluluk şirketi, şirket temsilcileri, hizmet sağlayıcıları, gerçek ve özel hukuk tüzel kişileri, gerektiği zaman hukuken yetkili merciler ile paylaşılabilir. Bu; Kanun’un 8. maddesindeki kişisel veri işleme şartlarıyla ve belirtilmiş amaçlarla sınırlıdır.

Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

Kanun’un 4/2. Maddesinde yer alan ilkeler iktizasınca kişisel verileri işlenmiş olanlardan ‘açık rıza metinleri’ alınması koşuluyla yahut Kanun’un 5/2, 6/3 sayılı maddelerinde öngörülmüş durumlarda açık rıza şartı aranmadan Kanun’un 9. Maddesinde bulunan kurallar gereğince aktarılabilir. şirketimizle gerçekleşen hukuki faaliyetiniz ve ilişkiniz kapsamında kişisel verilerinizin yurt dışına aktarımında tâbi olunan şartlar şunlardır:

6698 sayılı yasa tarafından öngörülen sınırlar kapsamında gereken bütün tedbirlerin alınmış olması

Aktarım amacının ve mevzuatın dışına çıkılmaması

Kişisel Verilerin Hangi Yöntemle ve Hangi Hukuki

Sebeplerle Toplandığı

Kişisel veriler kısmen veya tamamen otomatik olan yahut veri sisteminin bir parçası olarak manuel yöntemlerle toplanır. Bunun için aşağıdaki yöntemler kullanılır:

Yazılı, sözlü veya elektronik ortamlarda yer alan elektronik formların doldurulması

Üyelik kaydı oluşturulması

Web sitesi üzerinden satın alım işleminin gerçekleştirilmesi sırasında sepet, adres ve ödeme adımlarında, onay aşamasında gereken alanların doldurulması

Sosyal medya hesaplarının kullanımı

Çağrı merkezi hizmetlerinden yararlanılması

Özlük dosyalarının meydana getirilmesi

Sözleşmelerin kurulumu, îfâ edilmesi

Sosyal ve mâli haklara yönelik muhasebe ve finans bilgilerinin işlenebilmesi

Pazarlama, satın alma, ihracaat, ithalat, planlama, kalite ve kurumsal gelişim faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında veri işleme

Kapalı devre görüntülü kamera kayıt sisteminin kullanımı

Şirkete ait binaların, eklentilerin ve şubelerin yahut web sitesinin ziyaret edilmesi

Telefon, e-posta iletişim kanallarının kullanılması

Taraf internet siteleri ve üçüncü kişi ve kuruluşlar aracılığıyla

Kişisel veriler kural gereği veri sahibinin açık rızasına dayalı olmak şartıyla işlenir. Şirketimizle üçüncü gerçek kişiler veya tüzel kişiler arasında gerçekleşecek sözleşmelerin kurulumu, internette mesafeli satış sözleşmesi ve üyelik sözleşmesinin gerçekleştirilmesi ile doğrudan ilgili olmak şartıyla da kişisel veri işlenmesi mümkündür. Diğer kriterler ise şunlardır:

Sözleşmeye taraf olan kişi veya kurumlara ait kişisel verilerinin işlenme gerekliliği

Şirketin üzerine düşen hukuki yükümlülükleri yerine getirebilmesi

İlgili kişinin kişisel veriyi alenileştirmiş olması

Bir hakkı tesis etmek, kullanmak ya da korumak amacıyla veri işlemenin mecburi olması

Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine herhangi bir zarar vermemek şartıyla, veri sorumlusunun kendi meşru menfaatlerini karşılayabilmek için veri işlemesinin zaruri olması

Kanunlarda açıkça öngörülmüş olması

Personellerin sağlık verileri açısından kamu sağlığının muhafazası

Tıbbi teşhis, tedavi, bakım ve koruyucu hekimlik hizmetlerini yürütebilmek; sağlık hizmetleriyle finansmanını planlamak ve yönetmek için sır saklama yükümlülüğü olanların ve yetkili kurum ve kuruluşlarca ilgili kişinin açık rızasına başvurulmadan belirtilmiş hukuki nedenlere dayanarak Kanun’un 5. maddesine ve 6. maddesine mutâbık olarak işlenir ve toplanır.

Kişisel Veri Sahibinin Hakları

6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu’ndaki ‘veri sahibinin haklarını düzenleyen’ 11. Madde kapsamındaki talepler Başvuru Usul ve Esasları ile ilgili tebliğ hükümleri uyarınca, veri sorumlusuna bizzat, web sitesindeki başvuru formu doldurularak yazı ile www.dijitalhavuz.com ve www.dijitalhavuz.com adreslerine e-posta göndermek suretiyle yahut noter aracılığıyla iletilebilir.

Kişisel Verilerin Saklanma, İşlenme ve İmha Edilmesine İlişkin Politika

Giriş

Şirketimizin faaliyet alanıyla sınırlandırılmış olmak kaydıyla hukuku ilişki içinde bulunduğumuz;

Ürün ya da hizmet alımı gerçekleştiren müşterilerimiz

Potansiyel müşterilerimiz

Tedarikçilerimiz

Şirket ve iş ortaklarımız

Şirket çalışanlarımız

Çalışan adayları

Vasi/veli/temsilciler

Stajyerler

Yetkilendirilmiş kamu kurum ve kuruluşları

Özel hukuk tüzel kişilerini temsil edenler ve çalışanlarıyla ilgili 3. Tarafları kapsayacak biçimde bütün şahıslara özgü tüm kişisel verileri; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca işlenebilmesine, korunabilmesine azami hassasiyet göstermekteyiz.

Şirketimiz alınan kararlar ve yasal düzenlemeler gereğince, bu amaçla teknik ve idari önlemleri almıştır.

Avrupa Konseyi tarafından 28 Ocak 1981’de Strazburg’da imzaya açılmış olan ve 1 Ekim 1985’te yürürlüğe konulan 108 sayılı Sözleşmesi’ni ülkemiz 28 Ocak 1981’de imzalamıştır. 29656 sayılı Resmi Gazete’de 17 Mart 2016 tarihi itibariyle yayımlanmış, böylece Türkiye’nin iç hukukuna dâhil olmuştur. KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) buna bağlı olarak Resmi Gazete’de 07.04.2016 tarihinde yayımlanıp yürürlüğe alınmıştır. AB (Avrupa Birliği) kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuatı çerçevesinde GDPR (Genel Veri Koruma Regülasyonu/Tüzüğü ) ile düzenlenmiştir.

Amaç

Şirketimizin gerçekleştireceği saklama ve imha faaliyetlerine yönelik işler ve işlemler hususunda izlenecek usüllerin ve esasların belirlenmesi için bu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası hazırlanmıştır. Şirketimizin hazırladığı bu politika metniyle Kişisel Verileri Koruma Kanun’una mutabakat sürecini tamamlamak açısından aşağıda yazılı olan temel ilkeler çerçevesinde; yukarıdaki ilgili kişilere özgü kişisel bilgilerin; KVK Kurumu tarafından yayımlanmış olan kararlar, belirlenen ilkelerle Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Uluslararası Sözleşmeler ve ilgili mevzuat çerçevesinde işlemek ve ilgili kişilerin sahip olduğu hakları etkin biçimde kullanabilmesi gâye edinilmiştir. Kişisel verilerin saklanmasıyla ve imha edilmesiyle ilgili işler ve işlemler, işbu politikaya mutabık bir şekilde gerçekleştirilir.

Kapsam

Şirketimizin faaliyetleri çerçevesinde; ürün satın alan müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz, şirket ortaklarımız, şirket çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, stajyerlerlerimiz, veli/vasi/temsilcilerimiz, ziyaretçilerimiz, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla özel hukuk tüzel kişilerinin temsilinden sorumlu olanlar ve çalışanlarıyla ilişkili 3. kişilere ait olan kişisel veriler; hazırlanan bu politika kapsamındadır. Şirketimiz tarafından otomatik yöntemler kullanılarak yahut manuel yollar ile işlenen kişisel bilgilerin işlendiği bütün kayıt ortamlarında, kişisel veri işlenmesine dair şirket faaliyetlerinin tümünde işbu politika geçerlidir.

Kısaltmalar ve Tanımlar

Açık Rıza:

Belli bir konuya dair; bilgilendirilmeye dayalı ve özgür irade ile açıklanmış olan rıza

Alıcı Grubu:

Kişisel verilerin veri sorumlusu tarafından aktarılmış olduğu gerçek yahut tüzel kişi

Anonim Hâle Getirme:

Kişisel verilerin, farklı verilerle eşleştirmek suretiyle de olsa kimliği belirli olan ya da belirlenebilir gerçek kişi ile ilişkilindirilmesi mümkün olmayacak hâle getirilmesi

Çalışan:

Şirketimiz personellerini kapsamaktadır.

Çalışan Adayı:

İşyerine bizzat gelmek veya internet sayfasını kullanmak suretiyle iş başvuru formunu doldurarak, iş başvurusu yapan kişiler

Elektronik Ortam:

Kişisel bilgilerin elektronik aygıtlarla meydana getirilebilmesine okunabilmesine, değiştirilebilmesine ve yazılabilmesine imkân veren ortamlar

Elektronik Olmayan Ortam:

Elektronik ortamların hâricindeki bütün basılı, yazılı, görsel ve benzeri muhtelif ortamlar

Hizmet Sağlayıcısı:

Belli bir sözleşme kapsamında şirketle hizmet sağlamakta olan tüzel veya gerçek kişi

İlgili Kullanıcı:

Verilerin teknik bakımdan depolanmasından, muhafazasından ve yedeklenme işleminden sorumlu kişi veya birim hariç tutulmak üzere veri sorumlusu organizasyonunda yahut veri sorumlusu tarafından verilen yetki ve talimatlar doğrultusunda kişisel verileri işleyebilen kişi

İlgili Kişi/Kişisel Veri Sahibi:

Kişisel verileri işlenen gerçek kişiler

İmha:

Kişisel verileri silmek, yok etmek ya da anonim hâle getirmek

Kişisel Veri İşleme Envanteri:

Veri sorumluları tarafından iş süreçleri doğrultusunda gerçekleştirilen kişisel verileri işleme faaliyetleriyle bunların işlenme amaçları, dayandığı hukuki sebepler, veri kategorileri, veri konusu kişi ve aktarılan alıcı grubuyla ilişkilendirmek suretiyle oluşturulan ve kişisel verilerin işlenmekte olduğu amaçlara yönelik gereken en uzun saklanma müddetini, yabancı ülkelere aktarılması öngörülmüş kişisel verilerin ve bunların güvenliğine yönelik tedbirlerin açıklanarak detaylandırıldığı belgeler

Kayıt Ortamı:

Kısmen veya tamamen otomatik veya herhangi bir veri kayıt mekanizmasının parçası olarak manuel yollarla işlenmiş olan kişisel verilerin yer aldığı tüm ortamlar

Kişisel Veri:

Kimliği belli olan veya belirlenmesi mümkün gerçek kişiye ait bütün bilgiler

Kişisel Verilerin İşlenmesi:

Kişisel verilerin kısmen yahut tamamıyla otomatik veya veri kayıt sisteminin bir parçası olmak koşuluyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilmesini, depolanmasını, kaydedilmesini, değiştirilmesini, muhafaza edilmesini, açıklanmasını, yeniden düzenlenmesini, devralınmasını, aktarılmasını, tasnif edilmesini, elde edilebilir hâle getirilmesini veya kullanılmasının önlenmesini; özetle kişisel verilerde yapılan bütün tasarrufları ifade eder.

Kişisel Verilerin Anonim Duruma Getirilmesi:

Kişisel verilerin farklı veriler ile eşleştirilmek şeklinde de olsa herhangi bir surette kimliği belli ya da belirlenebilir gerçek kişi ile bağdaştırılamayacak hâle getirilmesidir.

Kişisel Verilerin Silinmesi:

Kişisel verilerin veri sahibi Kullanıcılara dair herhangi bir biçimde erişilemeyecek ve yeniden kullanılamayacak duruma getirilmesi

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:

Kişisel verilerin herhangi bir kişi tarafından hiçbir surette erişilmesine, geri getirilmesine ve tekrar kullanılmasına olanak vermeyecek hâle getirilmesi

Kanun:

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.

Kurul:

Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.

Kurum:

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’dur.

Kişisel Veri İrtibat Kişisi:

Ülkemizde yerleşik tüzel ve gerçek şahıslar için veri sorumlusunca; ülkemizde yerleşik olmayanları için de veri sorumlusu temsilcisince; Kanun’a ve bu Kanun’a dayanan ikincil düzenlemeler çerçevesindeki mükellefiyetleriyle ilişkili olarak, Kurumla iletişimi sağlayabilmek için Sicile kayıt sırasında belirtilen gerçek kişi

Özel Nitelikli Kişisel Veri:

Kişilerin etnik kökeni, ırkı, felsefi inancı, siyasi düşüncesi, mezhebi dini, ya da diğer inançları, vakıf dernek veya sendika üyeliği, kılık ve kıyafeti, cinsel hayatı, sağlığı, güvenlik tedbirleri hakkındaki verileri, ceza mahkûmiyeti, genetik ve biyometrik verileri

Periyodik İmha:

Kanun’da bulunan kişisel verilerin işlenme koşullarının tümünün ortadan kalktığı hâllerde kişisel verileri depolama ve imhâ etme politikasında belirtilmiş ve yineleyen aralıklarla resen gerçekleştirilecek olan yok etme, silme yahut anonim hâle getirme işlemleri

Politika:

Kişisel Verilerin işlenmesi, Saklanması ve İmha Genel Politikası

Veri İşleyen:

Veri sorumlusu tarafından verilmiş olan yetkiye dayalı olarak kişisel verilerin veri sorumlusu adına işlenmesinden sorumlu gerçek ya da tüzel kişi

Veri Kayıt Sistemi:

Kişisel verileri belli kriterlere göre yapılandırarak işlemeye olanak veren kayıt mekanizması

Veri Sorumlusu:

Kişisel verilerin işlenme vasıtalarını ve amaçlarını belirlemek, veri kayıt sistemi kurmak ve yönetmek ile mükellef gerçek yahut tüzel kişi

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi:

Veri sorumlusu kişilerin Sicile başvuru sırasında ve Sicile dair muhtelif işlemlerde kullanılacak; internet ortamında erişilmesi mümkün olan, Başkanlık’ın oluşturduğu ve yönettiği bilişim sistemidir.

VERBİS:

Bu; veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemini ifade eder.

Yönetmelik:

Resmi Gazetede 28 Ekim 2017 itibariyle yayımlanmış olan Kişisel Verilerin Silinmesine, Yok Edilmesine ya da Anonim Hâle Getirilmesine ilişkin Yönetmelik

Sorumluluklar ve Görev Dağılımları

6698 sayılı KVK Kanunu uyarınca ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata uygunluğu sağlamak, muhafaza etmek ve sürdürmek amacıyla; şirket içinde gereken koordinasyonu sağlayabilmek adına şirket Veri İrtibat Kişisine karar verilmiş, görevleri ve sorumlulukları tanımlanmış; alınan kararların ilgili kişilere tebliği gerçekleştirilmiştir. İşbu politika çerçevesinde alınmış olan idari ve teknik önlemlerin gereken biçimde uygulanabilmesi, ilgili birim çalışanlarına verilecek eğitim ve meydana getirilecek farkındalığın artırılabilmesi, yapılan denetimlerle kişisel verilerin hukuka muhalif bir şekilde işlenmesine, erişilmesine engel olmak, kişisel verileri hukuk kuralları çerçevesinde saklamak gâyesiyle, kişisel verilerin işlendiği her yerde veri güvenliğininin sağlanmasına ilişkin idari ve teknik önlemler veri irtibat kişisince ve sorumlu birimler tarafından îfâ edilmektedir.

Kişisel Verilerin Hangi Ortamlara Kaydedildiği

Şirketimizin sakladığı kişisel veriler, kullanılan yazılımlar, sunucular-server, tablet, telefon ve kişisel bilgisayarlar; diğer mobil cihazlar, çıkarılabilir bellekler ve optik diskler gibi elektronik ortamlarda saklanmaktadır. Kişisel verilerin kağıt olarak tutulanları ise şirketimizle üçüncü taraflar arasında gerçekleşen sözleşmeler, iş başvuru formları; ziyaretçi ve anket formları gibi manuel veri kayıt sistemleri; görsel, basılı, yazılı ortamlarda tutulmakta olan kişisel veriler, arşiv odaları ve birim dolapları gibi fiziksel, elektronik olmayan ortamlarda saklanmaktadır. Bu veriler 6698 Sayılı KVK Kanunu’na ve ilgili mevzuatlara, aynı zamanda uluslararası veri güvenliği prensiplerine mutabık olarak tamamen güvenli bir şekilde muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler; kısmen yahut tamamen, otomatik olarak ya da veri kayıt sisteminin parçalarından biri olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilip, kaydedilip, depolanıp, değiştirilip, yeniden düzenlenip, kişisel verilerde yapılan gerçekleştirilen tüm işlemlere konu olan şirketimizce işlenir.

Kişisel Verilerin İşlenmesine Dair Temel İlkeler

Bu kısımda kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili genel ilkeler beyân edilecektir.

Gizlilik İlkesi

İşbu politikada belirtildiği gibi, hem çalışanlar hem de şirketimizle irtibatı bulunan kişisel veri sahiplerinin verileri gizli tutulmaktadır. Bu tedbirler ve politika kapsamında kanunda bbildirilen hâller dışında hiç kimsenin herhangi bir amaçla kişilere ait verilerini kullanma, çoğaltma, kopyalama, başkalarına aktarma ve politikalar ile belirlenmiş amaçlar hâricinde işlemesine izin yoktur.

Temel İlkeler

Şirketimizin işlediği veriler 6698 sayılı KVK Kanunu’nun 4. Maddesi ile belirlenmiş olan ilkeler doğrultusunda işlenmektedir. Şirketimiz kişisel verileri; işleme, muhafaza etme, silme ve imha etme süreçlerinde bu ilkelere uygun olarak kanunda öngörül usül ve esaslar dâhilinde işlemektedir:

Dürüstlük kurallarına ve hukuka uygunluk

Doğru olması ve gerekiyorsa güncellik kriterine hâiz olması

Meşrû, açık ve belli amaçlarla işlenmesi

İşlendiği amaçla sınırlı, bağlantılı ve ölçülü olması

İşlendikleri amaç için gereken veya mevzuatta öngörülmüş süre boyunca korunması

Kişisel Verilerin Hangi Şartlarla İşlendiği

Şirketimizin işlemekte olduğu kişisel verilerin tamamı 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesine mutâbıktır. Kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenmesine izin yoktur. Fakat aşağıda yazılı ilkelerden biri veya birkaçının varlığı durumunda verileri işlenecek olan kişilerin açık rızası aranmadan kişisel verilerinin işlenmesi ihtimal dâhilindedir:

Kanunilik ilkesi: Kanunlarda sarih bir şekilde öngörülmüş olması.

Fi’ili imkânsızlık: Fiili imkânsızlığa bağlı olarak, rızasını beyân edemeyecek hâlde olan yahut rızasına hukuki bakımdan geçerlilik tanınmamış olan kişinin şahsının veya bir başkasının yaşamının, beden bütünlüğünün korunabilmesi için zaruri olması.

Sözleşmenin îfâsi: Herhangi bir sözleşmenin kurulmasıyla yahut îfâ edilmesiyle direkt ilişkili olmak şartıyla sözleşmenin taraflarına ait olan kişisel verilerin işlenmesine gerek duyulması.

Hukuki yükümlülük: Veri sorumlularının hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri amacıyla mecburi olması.

Aleniyet: İlgili kişinin verilerini bizzat alenileştirmesi.

Zorunluluk: Bir hakkın te’sis edilmesi, kullanılması yahut korunması amacıyla veri işlenme zorunluluğu.

Meşru menfaat: İlgili kişinin sahip olduğu temel haklara ve özgürlüklere herhangi bir zarar vermemek şartıyla; veri sorumlusunun elde etmek istediği meşru menfa’atler için veri işleme mecburiyeti.

Özel Niteliklere Sahip Kişisel Verilerin Hangi Şartlarla İşlendiği

Şirketimizin işlediği Özel Nitelikli Kişisel Verilerin tamamı; 6698 sayılı Kanun’un 6. maddesine mutâbık olarak işleme tâbi tutulmaktadır. Şahısların etnik kökeni, ırkı, felsefi inancı, siyasi düşünceleri, dini, mezhebi yahut başka inançları, sendika, vakıf veya dernek üyelikleri, kılık ve kıyafeti, sağlığı ve cinsel hayatı, güvenlik tedbirleriyle ve ceza mahkûmiyetiyle ilişkili verileri; genetik ve biyometrik verileri bunlardandır.

Özel nitelikli olarak vasfedilen kişisel veriler; ilgilinin açık rızası alınmadan işlenemez. Bunu yasaklayan kanun maddesine göre ilgili kişilerin açık rızası olmadan söz konusu verilerin işlenmesi kanunen yasaktır. Fakat kanun maddesinde belirtildiği vechile; Kanun’un 6/1. Fıkrasında zikredilen –cinsel hayat ve sağlık hâricindeki- kişisel verilerin; kanunlarda öngörülmüş durumlar oluştuğu zaman ilgili kişilerin açık rızası aranmadan işlenebilir.

Sağlığa ve cinsel yaşama dair kişisel verilerin açık rıza şartı karşılanmadan işlenmesi ancak aşağıdaki durumlarda mümkün olur:

Kamu sağlığını korumak

Koruyucu hekimlik

Tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerini yürütmek

Sağlık hizmetleriyle finansmanını planlamak ve yönetmek

Sır saklamakla yükümlü olanlar, yahut yetkilendirilmiş kurumlar ve kuruluşlarca ilgilinin açık rızası olmadan işlenebilir. Şirketimiz mezkur Özel nitelikli kişisel verileri işlerken 6698 sayılı yasayı ve ilgili yasal mevzuatı esas almakta; Kurul’un belirlediği yeterli tedbirleri almaktadır.

10.Kişisel Verilerin İşlenmesinde ve Toplanmasında Hukuki Sebepler

Kişisel veriler; tüm yazılı, sözlü veya elektronik ortamlarda; aşağıdaki amaçlarla işlenir ve toplanır:

Başvuru formlarını doldurmak

Özlük dosyalarını oluşturmak

Sözleşmeleri düzenlemek ve îfâ etmek

Mâli ve sosyal haklara dair muhasebe ve finans bilgilerini işlemek

faturalandırma işlemlerini yapmak

satın alım, planlama, pazarlama, ithalat, ihracat, kaliteyi ve kurumsal gelişimi sağlamak

Söz konusu kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki yol ve yöntemler kullanılır:

Şirkete ait bina, eklenti ve şubelerine yahut internet sitesine ziyaret gerçekleştirilmesi

İnternet sitesine üye olunması

Üye olunarak veya olunmadan sipariş verilen ürünlere yönelik sepet ve adres ile ödeme ile onay süreçlerinin yerine getirilmesi; kargo ve teslimat işlemlerinin sürdürülerek elektronik satış işlemlerinin internetten gerçekleştirilmesi

Mesafeli satış sözleşmesini kurmak

Sosyal medya hesaplarını kullanmak

Çağrı merkezinin sunduğu hizmetlerden istifade etmek

Şirket şube, eklenti ve binalarında iç ve dış mekân güvenliğininin sağlanması için görüntülü kamera sisteminden yararlanmak

Kişisel veriler kural gereği ilgili kişinin açık rızasına dayanılarak işlenir. Fakat aşağıda yer alan kişisel veri şartlarından birinin veya birkaçının tahakkuk etmesi durumunda, ilgili kişinin açık rızası aranmadan veri işlemede bulunulması mümkündür:

Herhangi bir sözleşmenin kurulmasıyla yahut îfâ edilmesiyle direkt ilişkili olmak şartıyla sözleşmenin taraflarına ait olan kişisel verilerin işlenmesine gerek duyulması.

Veri sorumlularının hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri amacıyla mecburi olması.

İlgili kişinin verilerini bizzat alenileştirmesi.

Bir hakkın te’sis edilmesi, kullanılması yahut korunması amacıyla veri işlenme zorunluluğu.

İlgili kişinin sahip olduğu temel haklara ve özgürlüklere herhangi bir zarar vermemek şartıyla; veri sorumlusunun elde etmek istediği meşru menfa’atler için veri işleme mecburiyeti.

Kanunlarda sarih bir şekilde öngörülmüş olması.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Yasası’ndaki 5. madde ve 6. maddeye, ilgili Tebliğin 5/1-h. maddesine mutâbık olarak belirtilmiş amaçlarla tahdîd edilmiş olarak işlenir, toplanır ve aktarılır.

11.Kişisel Verilerin Saklanmasına ve İmha Edilmesine Yönelik Esaslar

Şirketimizin oluşturduğu bu politikayla işlenmekte olan kişisel veriler; ilişkili mevzuata, usul ve yasaya mutâbık olarak saklanmakta ve imha edilmektedir. Kişisel verilerin saklanmasına ve imha edilmesine ilişkin detaylı tavzihler aşağıda yer almaktadır.

11.1.Kişisel Verilerin Saklanması

6698 Sayılı Yasanın üçüncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi tanımlanmıştır. 4. maddede işlenen kişisel verilerinin işlenme amaçlarıyla ilişkili, ölçülü ve sınırlı olması; ilgili mevzuatta öngörülmüş ya da işlendikleri amaç doğrultusunda gereken süre kadar saklanmasına izin verilmiştir. 6698 sayılı yasanın 5. maddesinde ve 6. maddesinde kişisel verilerin işleme koşulları zikredilmiştir. Buna dair detaylı açıklamaların hepsi işbu politika metni ile yazılı olarak açıklanmıştır. Kişisel veriler, şirket faaliyetleri çerçevesinde ilgili mevzuatta öngörülmüş ya da işleme amaçlarına uygun olarak gerektiği süre boyunca teknik ve idari tedbirler alınmak kaydıyla saklanır.

11.2.Kişisel Verilerin Hangi Hukuki Sebeplerle Saklandığı

İşbu politikayla şirketimizin faaliyetleri çerçevesinde işlenmekte olan kişisel veriler, ilgili mevzuatlarda yazan süreler kadar muhafaza edilip saklanır. Yukarıda zikrolunan ve şirket faaliyetleri çerçevesinde şahısların tâbi oldukları kanunların öngördüğü süreler ve yapılan ikincil düzenlemeler doğrultusunda yazılı saklama müddetleri ve kanunlarda öngörülmüş suçlar için geçerli zamanaşımı süreleri boyunca saklanmaktadır.

Şirketimizin faaliyetleri doğrultusunda; işlediğimiz kişisel verilerin tâbi oldukları yasal mevzuatta öngörülmüş zamanaşımı süreleriyle şirketimizin hukuki irtibat içinde olduğu 3. taraflarla olan yahut oluşması muhtemel ihtilaflar, şirketimizin kurumsal hafızası, ticari faaliyetleri ve işleri dikkate alınmak suretiyle; kanunlarda öngörülmüş süreler hâricinde, şirketimizin meşrû menfaatleri ve veri sahipleriyle yapılan yahut yapılacak sözleşmeleri kurmak ve îfâ süreçleri göz önünde bulundurularak, kişisel verilerin saklanması ve imha edilme müddeti kurumsal karar niteliğinde işbu politikayla bildirilmiştir.

11.3.Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerekli Kılan İşleme Amaçları

Şirketimiz; işlediği kişisel verileri aşağıda yer alan amaçlarla; Kanun’un 5. ve 6. maddelerine mutâbık olarak, şirketin faaliyetleriyle sınırlandırılmak üzere ilgili mevzuata da mutâbık bir şekilde saklar. Buna istinâden; kişisel verilerin saklanmasını gerekli kılan işleme amaçları şu şekilde tasnif edilebilir: